北京交通大学海滨学院公文处理暂行规定

第一章 总则

一、根据《中国共产党公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日发布）和《国家行政单位公文处理办法》（国发[2000]23号），为促进我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,结合我院实际情况，制定本规定。

二、公文处理是指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

三、学院办公室(以下简称院办)是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。部门负责人管理公文处理工作，并设专人具体管理本部门日常公文处理工作。

第二章 公文种类和样式

四、适用于我院的党政公文种类有：

（一）决定 用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门和人员；变更或撤销部门或各系不适当的决定事项。

（二）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知 用于批转下级部门的公文；转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理、周知或共同执行的事项；公布学院内设机构，任免干部。

（四）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（五）公告 用于向院内外宣布重要事项或法定事项。

（六）通告 用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（七）报告 用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

（八）请示 用于向上级请求指示、批准。

（九）批复 用于答复下级部门的请示事项。

（十）函 用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（十一）会议纪要 用于记载、传达会议主要精神和议定事项。

五、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发部门和印制时间等部分组成。

（一）发文字号，一般包括部门代字、年份、序号。

（二）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明文种（如通知、决定、请示或报告等），一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（三）主送单位指公文的主要受理单位，应当适用全称或规范化简称。向上级单位及平行单位发文，一般只写一个主送单位。如果需要同时与几个上级和平行单位发文，可用抄报或抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。

（四）除综合性工作报告外，应执行一文一事。上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当注明联系人的姓名和电话。

（五）如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数。

（六）成文时间以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发人的签发日期为准。

（七）除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件及学院内部请示等工作签报外，公文应加盖印章。印章应盖在发文单位名称正中央，要求上不压正文，下压成文日期。

（八）为传递或存档方便，公文应按上级单位和《公文主题词表》的要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超过7个。主题词要求在公文的抄送栏上顶格标注。

（九）抄送单位指除主送单位需要执行或知晓公文的其他单位，应当适用全称或规范化简称、统称。

（十）保密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（十一）紧急公文，应根据紧急程度，分别注明“特急”、“急”。

六、院发公文格式主要有七种

（一）以学院党委名义行文一律使用“中共北京交通大学海滨学院委员会文件”格式纸。向上级单位呈送的请示、报告，公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素)位于首页公文的二分之一处。

（二）以学院行政名义行文一律使用“北京交通大学海滨学院文件”格式纸。向上级单位呈送的请示、报告，公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素)位于首页公文的二分之一处。

（三）以党委和行政联合名义发出的公文一律使用“中共北京交通大学海滨学院委员会 北京交通大学海滨学院文件”格式纸。

（四）以党委办公室名义发出的公文一律使用“中共北京交通大学海滨学院委员会办公室文件”格式纸。

（五）以学院办公室名义发出的公文一律使用“北京交通大学海滨学院学院办公室文件”格式纸。

（六）以党委办公室和学院办公室联合名义发出的公文一律使用“中共北京交通大学海滨学院委员会办公室 北京交通大学海滨学院学院办公室文件”格式纸。

（七）以学院名义在不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“北京交通大学海滨学院”格式纸。院内部门发文使用“北京交通大学海滨学院部、室文件”格式纸。

七、公文用纸一般采用国际标准A4（210mm×297mm），左侧装订。

八、院发公文的排版规格是：

（一）文字从左至右横写、横排。

（二）公文标题用小2号华文中宋字体（方正为小标宋体），可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。

（三）正文用3号仿宋体字。每页排22行，每行排28字。

（四）签发人、主送单位、附注、附件用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

第三章 发文办理

九、发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

十、草拟公文应当做到：

（一）符合党和国家方针、政策、法律及上级部门、学院的有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点鲜明，条例清楚，文字通顺，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

（五）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称并同时注明简称。

（六）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

十一、主办部门拟制公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学院协调或裁定。

十二、院发文应使用学院统一印制的“北京交通大学海滨学院发文稿纸”。

十三、公文送有关负责人签发前，应当由院办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合本细则的规定等。

十四、学院向院外单位发文

（一）以学院名义发出的公文，必须按学院发文稿纸所列的核稿、会签、签发等项目签批。

以中共北京交通大学海滨学院委员会名义正式上报教育厅、市教工委等上级主管部门的请示、报告，由党委书记签发；由主管副书记签发的文件，一般应经党委书记审阅。

以北京交通大学海滨学院名义正式上报教育厅、市教工委等上级主管部门的公文，由院长签发；由主管副院长签发的文件，一般应经院长审阅。

以院办公室名义上报的公文，经有关院领导审阅后，由院办主任签发。

上报公文中涉及重大问题的，应先经院长办公会集体讨论决定。

（二）除“会议纪要”、“函”等公文或学院明确授权的情形外，院办以外的其他职能部门和各系，不得对外单位正式行文。职能部(室)、各系确需向业务对口部门或其他院外单位发文，可视文件内容，经主管院领导同意后由部门负责人签批后发出。

十五、院内发文

（一）院办根据院党委和行政授权，可以向全院党政各部门行文。除一般性通知外，学院带法规性的文件(如重要规定、工作要点、决定、通报等)均须经院领导签批后，由院办发文。

（二）各部门下发内容涉及全院的文件，必须由部门领导核签，相关部门会签，院办审核，主管院领导签发。各部门下发调研性质的公文应先通报主管院领导。

十六、公文正式印制前，院办应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。主办部门负责公文样稿的校对工作。

十七、院外发文和便函，需由文书人员按审批手续审核无误后再盖章发出。

第四章收文办理

十八、收文办理指院办对收到公文的办理过程，包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。几项程序中，及时催办是做好公文处理工作的重要环节，必须抓紧，以杜绝只送不催，只批不结的现象。

十九、上级部门及其它外单位来文

（一）凡院外单位寄送北京交通大学海滨学院的公文，由院办拆封。一般例行公文，由院办转业务部门承办。重要公文由院办主任签批，呈送有关领导阅批之后，再转业务部门承办。收文内容涉及几个部门的，应明确主办部门，由主办部门转有关部门传阅或协办。必要时应以主办部门为主，同协办部门共同商定处理意见。

（二）凡院外单位直接寄送各部(室)的公文，属一般性公文的，可按业务分工由主管人员承办。重要公文必须经部门负责人转至学院主管领导阅签后再转业务部门承办。少数需学院收文的，可送院办，按学院收文签批手续办理。

二十、对各系或职能部门呈报的公文，审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其他部门或各系职权的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

对各系或职能部门上报的符合本细则规定的公文，院办提出拟办意见送主管领导阅示或者交有关部门办理。

二十一、院内请示、报告

（一）各系、部(室)向学院呈送请示报告，由院办呈送主管院领导签批。根据主管领导意见，再转其他院领导阅批(阅批后，应再转送主管领导阅示)。

（二）请示应同报告严格分开。请示的问题如涉及其他部门，主办部门应主动与相关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报。如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协商后仍有分歧而未作说明的文件，学院将退回原呈报部门。

（三）请示应一式一份(必要时可抄送有关部门)，单头主报，不要自行多头以免重复批示或发生纰漏。

（四）除特殊情况外，行文一般不直接送交院领导；按规定应由主办职能部门审核的请示事项，不得越过主办职能各部(室)直接向院领导请示，也不要同时送几位院领导。

（五）一般院内请示、报告经领导签批后，视情况退职能部门保存，以便按批示执行。若需由其它部门执行时，则由院办将请示、报告转送职能部门。院办或职能部门将领导批示转告原请示部门，必要时可以书面批复。

（六）院内请示、报告使用学院统一印制的签报稿纸，须经部门主要负责人审签；其正文一般要用打印文稿。

二十二、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

二十三、草拟、修改、审批或签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔，要签全名，并写明签批年月日。

二十四、各部（室）正式收发文(包括个人收到的文件)，必须经过本部门文书管理人员并履行严格的登记、编号、签批等手续，以保证办文手续的完整和防止丢失。

二十五、在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关文件和附件不得散失。

二十六、各部门收到各类文件后，一定要及时处理，不要积压。限期文件必须在规定日期前办结，如有特殊原因需要延长时可向院办说明。急件随到随办。

第五章公文立卷归档

二十七、公文办理完毕后，承办人员应当根据文书立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，由院办或各部门统一清理立卷。个人不得私自保存应当存档的公文。

二十八、公文立卷要正确反映本部门的主要业务工作情况；有利于保管、查找和利用。

二十九、每年初，要对上一年整理好的案卷进行清理，根据案卷内容的重要程度确定保管期限，写上标题，书写卷内目录和案卷目录，按照档案室的规定时间，向档案室移交。

第六章对文书工作人员的要求

三十、文书工作人员应做到以下几点：

（一）要充分认识文书管理工作的重要性，必须认真负责，谨慎细致地做好公文处理工作。

（二）努力加强自身理论学习，熟悉本部门工作情况，不断积累有关学院工作情况的知识。

（三）办理公文要及时、迅速、准确，不得积压，更不得丢失。

（四）发文拟稿要通顺，不丢字，不出差错，打印整洁。

（五）应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。

（六）遵守保密制度，各种秘密以上文稿，都应严格按照保密规定妥善处理，不得与无关人员谈论保密公文的内容。

（七）要钻研业务，不断完善公文管理的规则和程序，随时总结工作经验，提高工作水平。

第七章附则

三十一、学院制定行政规章方面的公文，依照学院规定办理。

三十二、院办对上级单位来文和学院下发公文的贯彻落实情况按照有关规定进行督促检查。

三十三、本规定执行中的具体问题，由院办负责解释。

三十四、本规定自发布之日起执行。