北京交通大学海滨学院印章、介绍信使用管理规定

一、印章使用范围

1.以学院名义发出的公文、公函，由学院办公室审核，除日常例行公文、公函由主管院长签发外，其它必须由院长签发；由主管院长签发的文件，必须经院长审阅签字。

2.涉及人事、经济内容及以学院名义签订的合同、协议，须经院长签字方能用印。

3.以学院名义发的证书、证件、请柬、奖状，须经有关部门负责人签字报主管院长或主管党委领导同意。

4.科研项目、成果、专利申报，须经部门负责人签字报院长签字同意。

5.统计报表、工资报表、职称申报表、基建报表，须经部门负责人签字报主管院长签字同意；由主管院长签发的文件，必须经院长审阅签字。

6.招生录取通知，学历证明，须经部门负责人签字报主管院长签字同意。

7.各类通告、布告，经主管院长签发后用印。

8.本院教职员工需要盖章证明的一般性事项，单位介绍信及其它日常一般性事项，可由学院办公室审核批准后用章。

9.其它特殊用印者，经学院办公室主任审核，院长签字后办理。

10.单位领导外出期间必须用章的重大事项，由院办负责人请示领导后，经领导同意可代为用章，并做好用章登记工作。

11.公章一般不得携带外出使用，特殊情况确需携带公章外出的，必须经学院或组织领导批准，并由公章保管人一同前往。

12.因紧急情况需盖章而领导外出未能签批的，须向有签批权的领导说明原因，征得同意并报院办主任后方准使用公章，事后承办人要尽快补办签批手续。

13.公章保管人应妥善保管，确保公章清晰，端正；严防因随意放置而造成丢失或被他人非法使用。

14.加盖公章后必须将复印件交与学院办公室以便存档。

二、印章刻制发放手续

1.凡经院长办公会讨论决定、学院发文批准成立的机构，须持学院发文和本部门刻章申请到学院办公室办理有关刻章手续，印章刻好后，学院办留印模，新机构即可启用。

2.未经学院发文批准的办事机构，因工作需要刻有关业务专用章。需写书面申请，详细阐明用章理由，由本部门主管人签字。报学院办公室审批同意后，由学院办公室办理有关刻章手续。

3.因机构更改名称、需重新刻章的，新印章刻好后，各使用单位以旧换新，旧章由学院办公室验收留印模后，统一归档或销毁。

三、介绍信使用规定

1.使用学院介绍信的部门，应持本部门介绍信或《用印申请单》到学院办公室开据介绍信。

2.介绍信必须填写清楚，字迹工整，存根需记载开据证明的人员姓名、事由、时间。

3.不得开空白介绍信，不得邮寄介绍信。

4.各部门不得代替非本院人员办理介绍信，证明信。

如有违犯上述有关规定者，视情节轻重给予必要的批评教育或纪律处分；给单位造成损失的，还要追究有关保管人员和领导的相应责任。

四、本规定自颁布之日起执行。