关于印发《沧州交通学院公文处理办法》的通知

作者: 时间:2021-10-06 点击数:

校字〔2021〕78号 邵晓康

关于印发《沧州交通学院公文处理办法》的通知

内各单位:

为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,进一步提高公文处理工作质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《教育部公文处理规定》(教办〔2013〕7号),结合学校实际,制定本办法。现印发给你们,请认真学习贯彻执行。

2021年10月6日

沧州交通学院公文处理办法

第一章总则

第一条学校公文是学校在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是学校依法办学和进行公务活动的重要工具。

第二条本办法适用于以学校行政、党委名义制发的各类公文处理工作。本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条学校办公室是学校行政类公文处理的管理机构,党群工作部是学校党务类公文处理的管理机构,两单位共同负责学校公文处理工作并指导校内各单位的公文处理工作,各单位负责管理各自公文处理工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条为提高公文处理效率,除涉密公文、不予公开的公文外,原则上学校公文的发文办理在学校办公自动化系统(OA系统)上进行,公文的发布通过纸质文件、学校邮箱等途径进行。

第二章公文种类

第七条学校各单位应当根据隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等,正确选用公文种类。适用于学校的公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

(二)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布规章,任免和聘用干部;传达上级单位的指示,转发上级单位和不相隶属单位的公文,批转下级单位的公文;传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项。

(六)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

(九)批复。适用于答复各单位的请示事项。

(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条学校各类公文格式按照《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 9704-2012)执行。

第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。公文格式组成详见附件1。

第十条公文文字从左至右横排,公文格式中各要素编排规则见附件2。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十一条公文用纸一律使用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),在左侧用两个订书钉装订。特殊形式的公文用纸大小,根据实际需求确定。各类学校公文用纸种类及签发见附件3。

第四章行文规则

第十二条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

凡属以下情况的,不再制发公文:

(一)国家法律法规和党内法规已作出明确规定的;

(二)现行公文仍然适用的;

(三)就某项工作已作出安排部署,有关单位已明确任务的;

(四)对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的;

(五)某项工作的政策已经明确,执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法,只作一般性号召或者重申已有规定、要求的;

(六)使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(一)学校可以对上对下、对内对外行文。各二级单位除学校办公室、党群工作部外不得代表学校对外正式行文;校工会、校团委可在职责范围内,以本单位名义对上级及外单位的工会组织、团组织行文;学校附设实体机构可在业务范围内以本单位名义(不得代表学校)对外行文。

(二)各二级单位需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见,必须以学校的名义按规定行文。如确有需要,经分管校领导同意,可在规定的职权范围内,以二级单位函件形式与有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。

(三)各二级单位不得擅自下发涉及其他单位业务或人员的带有政策性的公文或规章类公文;在本单位内行文或向其他单位行文中涉及有关政策和规章时,不得与上级和学校的政策和规章相冲突。

第十四条根据发文单位与收文单位之间的行文关系,学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定:

(一)上行文。学校向上级单位的行文,一般用请示、报告、意见等文种。

上行文原则上主送一个上级单位,根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位,但不抄送下级单位。请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

除上级单位领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外,原则上不得以学校名义向上级单位领导同志个人报送公文,不得以学校领导个人名义向上级单位及领导同志报送公文。如需将公文分送有关上级机关领导同志,可在报送公文时单独附函说明。

拟请上级机关领导同志出席公务活动并讲话时,一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级机关领导同志批示的情况报告,应当附领导同志批示复印件。

(二)下行文。学校向校内各二级单位的行文,一般用通知、通报、意见、决定、批复、纪要等文种。

(三)平行文。学校向同级或者不相隶属的单位之间行文,一般用函、意见等文种。对于校外单位征求学校意见的公文,应当按照对等原则以学校函件形式回复。

第十五条各单位向校领导的请示不属于公文范畴。

第五章发文办理

第十六条发文办理是指公文拟稿、审核、会稿、会签、签发、登记编号、复核、印制(发布)、用印、分发、立卷、归档等一系列过程。

第十七条拟稿。

学校综合性重要公文,由主办单位负责拟稿、相关单位配合,必要时可由学校办公室、党群工作部组织拟稿;各二级单位日常业务性、专业性公文,由本单位拟稿。重要公文应当由单位负责人亲自起草或者主持起草。

公文拟稿应遵循以下原则:

(一)符合党和国家方针、政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。对公文内容涉及师生利益和敏感事项,应当深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)拟制公文时,对涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关单位协商会稿,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办单位应积极协调,仍不能取得一致时,主办单位可列明各方理据,提出建设性意见,并与有关单位完成会稿流程后报请学校协调或审定。

第十八条审核。

以学校名义印发的公文,经主办单位负责人审核同意后,提交至学校办公室或党群工作部审核。未经单位负责人审核签字的文稿,不得由拟稿人直接提交学校办公室或党群工作部审核。严禁越级直接将文稿送校领导签发。

审核的重点是:

(一)是否确需行文;

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否准确反映发文单位意图;

(三)需会议决定的,是否提交会议讨论通过;

(四)涉及其他部门的问题是否协商一致;

(五)内容是否符合有关政策规定,与其他公文有无重复或矛盾;

(六)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;

(七)行文方式是否妥当;

(八)文字表达是否准确、精确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;

(九)是否符合行文规则的其他要求。

对原则性问题、具体业务问题以及不符合公文规范要求的文稿,由学校办公室或党群工作部附上修改意见退回主办单位修改。

第十九条会稿

对涉及其他单位职权范围内事项的公文,由学校办公室或党群工作部主要负责人组织会稿,确认公文是否经主办单位和相关单位充分协商并达成一致意见。

第二十条会签和签发

以学校董事会名义发文,由董事长签发;以学校名义发文,由校领导签发。二级单位发文,由单位主要负责人签发。

需学校党政主要负责人签发的公文,必要时可请分管的副职校领导会签;分管校领导签发的公文,必要时可请其他校领导会签。签发后的公文即成定稿,并据此生效,原则上不得再作修改(需要对文稿进行实质性修改的,应按改文程序办理)。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度,必须注明会议名称和会议通过日期。学校各类公文用纸及签发见附件3。

公文签发一般使用OA办公软件中的“发文流程”,如通过纸质公文签发,应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔,需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期,不得盖签字章。

第二十一条复核。

校领导已签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

第二十二条登记。

对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印刷份数并详细记载。学校各级各类发文字号见附件4。

第二十三条印制。

公文印制要使用相关版头A4型纸打印。除会议纪要,一般文件用印与落款一致。公文印制必须确保质量和时效。印制文件应采取调整行距、字距的措施,尽量避免出现“此页无正文”的情况。确需在文件页面上标注“此页无正文”,只能限于文件的正文与文件的生效标识(发文单位署名、成文日期、印章)不能同处在一个页面上而出现分离状况时,在下一页第一行顶格标注“此页无正文”,并用圆括号括起。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

通过OA系统或电子邮箱等发布的电子公文,原则上除存档外不再印制纸质件;如之后仍需印发纸质文件的,以纸质文件为准。

第二十四条用印。

公文主办单位根据公文类型申请印章。主办单位办文人员携带公章审批单、发文流程单送至学校办公室或党群工作部领取公文后,到印章保管部门加盖印章。

凡涉及对师生员工奖惩、干部党政职务任免、学校权益等内容的重要公文(包括普发性公文),以及存档的公文和发至校外的公文必须加盖印章。

第二十五条分发。

纸质公文分发由学校办公室、党群工作部负责,工会、团委公文可由校工会、校团委自行分发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

有密级的公文须按保密有关规定分发,重要的和有办理时限的校内公文分发必须签收。寄往校外的公文,可通过机要交换、挂号或特快专递发出,不得使用普通邮递方式发出。

第二十六条立卷和归档

公文办理完毕后,学校办公室、党群工作部根据学校档案管理有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。任何人不得截留应当归档的公文材料。整理立卷后,按照学校有关规定向档案馆移交。

公文移交归档后,如需查询、使用等须按学校档案相关规定办理。

第六章 收文办理

第二十七条收文办理指收到外来公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档、销毁等程序。

第二十八条外来公文实行分级处理,主送学校的外来公文,由学校办公室负责作收文处理;主送学校二级单位的外来公文,由各二级单位参照本办法处理。以下类型文件由二级单位自行处理:

(一)二级单位接收到的各类研修、培训、竞赛通知;

(二)二级单位接收到的工作任务明确,未涉及其他单位工作任务的文件;

(三)二级单位接收到的无正式红头、红章文件;

(四)二级单位接受到的内容上未涉及我校(如名单中无我校或任务中无对我校的要求)的文件;

除以上情况外,对于上级不同部门针对同一工作下发文件,如主送学校,二级单位要对文件进行整理,合并为一个文件报送学校办公室。

第二十九条外来公文实行分类处理,分为行政类和党务类。

对主送学校的外来行政类公文(含密文),由学校办公室负责签收处理;党务类公文(含密文)由党群工作部负责签收处理。

第三十条外来公文按照保密等级,分为普通件和保密件。

(一)属普通件的,由学校办公室、党群工作部负责人依据来文单位、所办事项将文件呈送校领导,由校领导签署办理意见,明确主办单位和协办单位。

(二)属保密件的,由校领导批注阅知范围,再由学校办公室机要科或党群工作部转相关单位阅知。各单位负责人阅文后应签名并注明日期。

(三)外来公文的转呈、转送均由收文单位负责,校领导之间、各单位之间及校领导与各单位之间,一般不直接转送公文。

(四)公文的原件(包括附件)应始终保持整洁、完整,在承办、阅办文件时,不应在公文原文上涂划或签注意见。

(五)各单位要根据外来公文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。原则上不转发上级公文,确须转发上级公文,须经学校同意,按有关规定办理。

第三十一条收文办理的具体程序,以学校办公室收文处理为例:

(一)收文登记。对收进的文件、电传等,由学校办公室签收、拆封、登记。校领导亲收件,交本人拆封,校领导认为需要学校存查或处理的,可以交学校办公室按收文登记办理。其他单位收到的重要公文可送学校办公室,按学校收文签批手续办理。

(二)初审。对收到的公文应当进行初审,由学校办公室负责人根据来文内容对收到的公文进行初审,根据内容不同呈送相关校领导进行批示。

(三)承办。公文(密文除外)按照领导批示复印,复印后将原件留存,复印件交由承办单位签收承办。

承办单位应及时办理文件和给予答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。文件办理后,承办单位在“承办单位意见”一栏明确办理结果(有上报材料的,要附上报材料,并标明上报时间)。

(四)传阅。根据校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

(五)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(六)反馈。承办单位收到上级交办的公文应及时办理,并按时限要求将公文处理情况及时反馈。

第三十二条外来公文办理完毕,应根据学校档案管理有关规定,及时将公文立卷归档。

第三十三条对于各二级单位上报学校的内部请示文件或其他报告材料应根据内容报送学校办公室或党群工作部,参照收文办理程序执行。

第七章公文管理

第三十四条学校各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度,各单位负责人承担主体责任,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十五条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的,应当经发文单位批准。公文发送、传递过程中严格执行签收制度,送文单位和收文单位均应登记备案,并注明来往去向,以备查考、督办。

第三十六条实施外来公文办理督办制度。学校办公室、党群工作部负责对外来公文的办理进行催办(督办),做到紧急公文跟踪催办(督办),重要公文重点催办(督办),一般公文定期催办(督办),并不定期对各二级单位外来公文办理情况进行检查通报。

第三十七条加强公文的保密管理。

(一)涉密公文的发文,应当由主办单位提交至学校办公室,按照有关规定确定密级后,方可提交学校办公室机要人员审核。公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施;确定密级后,应当按照所定密级严格管理。

(二)复制、汇编涉密公文,应当符合有关规定并经学校办公室负责人批准。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制公文应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

(三)涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等公文信息应当严格按保密要求管理,解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等中使用。召开会议传达的,不得进行新闻报道。

党务类密文参考以上管理要求。

第三十八条公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十九条不具备归档和保存价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十条单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条实施公文处理责任追究制度。对有以下情形并造成不良后果的,由学校办公室、党群工作部责令补救改正,情节严重的,按有关规定追究相关负责人和经办人的责任:

(一)未按规定办理外来公文,造成工作延误或者不良影响的行为;

(二)未按要求传达或组织学习校内发文内容,造成工作延误或不良影响的行为;

(三)擅自行文,或者伪造、篡改公文;

(四)违反保密规定,造成公文泄密等;

(五)其他违反公文处理规定的行为。

各单位公文处理工作列入二级单位年度工作考核内容,同时纳入干部年终考核体系。

第八章公文归档

第四十二条公文办理完毕后,承办人员应当根据文书立卷的要求把红头文件和有关材料整理好,由学校办公室、党群工作部统一清理立卷校级发文;其他单位(包括校工会、校团委)自行整理本单位公文。个人不得私自保存应当存档的公文。

第四十三条公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况;有利于保管、查找和利用。

第四十四条每年初,各单位要对上一年整理好的案卷进行清理,根据档案管理有关规定,向档案馆移交。

第九章附则

第四十五条本办法由学校办公室、党群工作部负责解释。

第四十六条学校制定行政规章方面的公文,依照学校规定办理。

第四十七条学校办公室和党群工作部对上级单位来文和学校下发公文的贯彻落实情况按照有关规定进行督促检查。

第四十八条本规定自发布之日起执行。原北京交通大学海滨学院院发〔2008〕9号、院发〔2012〕46号、校字〔2016〕10号文件废止。

附件:1.公文格式组成

2.公文格式各要素编排规则

3.沧州交通学院公文用纸及签发

4.沧州交通学院各级各类发文字号

5.沧州交通学院收文处理单

6.沧州交通学院公文运转流程图

附件1

公文格式组成

学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期、页码等组成。

一、份号。印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

二、密级和保密期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文,其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

三、紧急程度。根据公文送达和办理的时限要求,紧急公文分别标注“特急”“加急”。

四、发文单位标志。发文单位标志应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前,也可以单独用主办单位的名称。学校公文版头的使用,由学校办公室、党群工作部按照公文种类正确选用。

学校公文的版头由学校办公室负责印制;校工会、校团委以及附设实体机构经学校批准可印制本单位的“文件版头”;各二级单位经学校批准可印制本单位的“函件版头”,只适用于以本单位名义的校内行文。各二级单位的公文版头必须按规定格式印制,并在学校办公室留存备查。

五、发文字号。由发文代字、发文年份和发文序号组成,标注于版头下方居中(有签发人时,发文字号位于版头左下方)。联合行文,只标明主办单位发文字号。

学校公文的发文字号由学校办公室或党群工作部确定。其中,学校行政公文及各二级单位公文发文字号由学校办公室统一编制和管理,党委公文及各职能处室公文发文字号由党群工作部统一编制和管理,调整或新设发文字号须经学校办公室或党群工作部审定并备案后方可使用。

六、签发人。上报上级主管部门的请示报告等上行文,应当注明签发人姓名,标注于发文字号右侧;联合上行文,应当按公文版头的排序标注签发人姓名。

七、标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

八、主送单位。指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称,并按规范排序。

九、正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

十、附件说明。正文的补充说明或有关参考资料。公文如有附件,应在正文之后、发文单位之前,注明附件顺序和名称。附件应与主件订在一起发送。

十一、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

十二、成文日期。署会议通过或者校领导签发的日期。

联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。“纪要”“决议”等公文,成文日期可加括号标注于标题下方居中位置。电报以发出日期为准。

十三、印章。公文有发文单位署名的,一般应加盖发文单位印章,单位印章盖在发文单位与成文日期中间。

十四、附注。公文印发传达范围、联系人及电话、分送情况等需要说明的事项。

十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料,是公文的重要组成部分。

十六、抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,并按照规范排序。

十七、印发单位。学校公文的印发单位为“沧州交通学院学校办公室”或“沧州交通学院党群工作部”,校工会、校团委等发文根据实际印发单位填写。

十八、印发日期。公文的印制日期。

十九、页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

附件2

公文格式各要素编排规则

序号

类别

字号

字体

注意事项

备注

1

份号

3号


一般用6位阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

涉密文件使用

2

密级和

保密期限

3号

黑体

顶格编排在版心左上角第二行注明密级和保密期限,中间用“★”隔开,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

涉密文件使用

3

紧急程度

3号

黑体

一般编排在密级和保密期限下方。

涉密文件使用

4

发文单位

标志

33.5

推荐使用方正小标宋简体

(红色)

由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可以用发文单位全称或规范化简称。

联合行文标注联署发文单位名称时,一般将主办单位名称排列在前;如有“文件”二字应当置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。


5

发文字号

3号

仿宋

编排在发文单位标志下空二行位置,居中(无签发人时)或左侧空一字(有签发人时)。年份、发文顺序用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,发文顺序前不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字,如校字〔2021〕1号。


6

签发人

3号

仿宋

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用仿宋,签发人姓名用楷体。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。


7

版头分隔线



发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分割线。


8

标题

2号

方正小标宋简体

编排于红色分隔线下空二行位置;排列适当使用梯形或菱形;换行时注意词意完整,不能拆开关键词组。


9

主送单位

3号

仿宋

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格;几个不同系列的主送单位,用逗号隔开,最后一个标全角冒号。

如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记。


10

正文

3号

仿宋

公文首页必须显示正文。每行28字,每面22行,排满版心,可适当调整。字间距:标准间距。层次序数可用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体,第二层用楷体,其他用仿宋字体。


11

附件说明

3号

仿宋

在正文下空一行左空二字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。


12

发文单位署名

成文日期

印章

3号

仿宋

加盖印章的公文:成文日期右空4字编排,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章顶端上距正文(或附件说明)一行之内。成文日期用阿拉伯数字将年月日标全。

联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章不得超出版心,首排印章应当距正文(或附件说明)一行之内。

不加盖印章的公文:在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文单位署名,署名下一行编排成文日期,首字比发文单位署名首字右移二字。

(注:当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可适当采取调整行距、字距等措施解决。)


13

附注

3号

仿宋

居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。


14

附件



另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和标题应与附件说明的表述一致。附件内容格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。


15

版记分隔线



首条与末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。


16

抄送单位

4号

仿宋

印发单位和印发日期上一行、左右各空一字编排,“抄送”二字后加全角冒号,回行时与冒号后的首字对齐,抄送单位之间用逗号隔开,最后一个标句号。

如需把主送单位移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时,应当将主送单位置于抄送单位之上一行,中间不加分隔线。


17

印发单位

印发日期

4号

仿宋

编排在末条分隔线上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年月日标全,后加“印发”二字。


18

页码

4号

宋体

半角

编排在页面底端居中;页码上距版心下边缘7 mm。

版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。


19

装订



左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。


附件3

学校公文用纸种类及签发

一、董事会公文用纸及签发

“沧州交通学院董事会文件”格式纸,适用于学校董事会发布决定,部署全局性工作,向上级机关请示、报告工作等,由董事长签发。

二、校级公文用纸及签发

1.“沧州交通学院 中共沧州交通学院委员会”文件纸,适用于以学校行政和党委名义联合发出的公文,由校长和书记共同签发。

2.“沧州交通学院”和“沧州交通学院文件”文件纸,适用于以学校名义发出的公文。其中,“沧州交通学院”适用于学校重大决定、意见等重要公文,由校长签发;“沧州交通学院文件”适用于学校一般常规工作,根据内容由校长或分管校领导签发。校内外发文中涉及重大问题的,应先经校务会集体讨论决定。其它以学校名义发文,业务分管校领导一般应向其他校领导通报。

3.“沧州交通学院”函件纸,适用于以学校名义向不相隶属单位发出的公文。

4.“中共沧州交通学院委员会文件”文件纸,适用于以学校党委名义发出的公文,由党委书记或党委副书记签发;涉及重大问题的,应先经党委会集体讨论决定。由党委副书记签发的文件,一般应经党委书记审阅。

5.“中共沧州交通学院委员会”函件纸,适用于以学校党委名义向不相隶属单位发出的公文。

6.“沧州交通学院工会委员会文件”文件纸,适用于学校工会制发公文,由工会主席签发。

7.“共青团沧州交通学院委员会文件”文件纸,适用于学校团委制发公文,由学校团委书记签发。团委书记签发的文件,一般应经分管工作的党委副书记审阅。

8.“沧州交通学院办公室文件”文件纸,适用于以学校办公室名义发出或者转发相关职能部门需要印发的校内公文,经校领导审阅后,由学校办公室主任签发。

三、二级单位公文用纸及签发

1.“沧州交通学院部处文件”文件纸,适用于党政职能部门、教辅单位在职权范围内发布通知。

2.“沧州交通学院XX学院”文件纸,适用于二级学院制发公文。

以上文件由单位负责人签发,各单位自行印制分发。

四、附设实体机构用纸及签发

黄骅海滨培训中心与黄骅海滨后勤服务有限公司文件纸及签发工作由附设实体机构自行制定。

五、会议纪要用纸及签发

1.“沧州交通学院校务会议纪要”文件纸,适用于校务委员会会议纪要,纪要经参会校领导会签后由校长签发。

2.“沧州交通学院、中共沧州交通学院学院委员会文件”文件纸,适用于党政联席会,纪要经校长、党委书记签发。

3.“中共沧州交通学院委员会会议纪要”文件纸,适用于党务委员会会议纪要,纪要经参会委员会签后由党委书记签发。

4.“沧州交通学院校长办公会议纪要”文件纸,适用于校长办公会会议纪要。纪要经参会校领导会签后由主持会议校领导签发。

5.“沧州交通学院专题会议纪要”文件纸,适用于各类校级专题会会议纪要。纪要由主持会议的校领导签发。

以上纪要版头为红色,字体推荐使用方正小标宋体,字号为33.5号。

6.学术委员会等其他组织会议纪要根据实际情况,可使用“沧州交通学院+XX(组织名称)+会议纪要”版头,纪要版头字体推荐使用方正小标宋体,字号为33.5号,颜色为红色。

7.各二级单位会议纪要统一使用“沧州交通学院+XX(单位名称)+会议纪要”版头,纪要版头字体推荐使用方正小标宋体,字号为33.5号,颜色为海滨蓝。

附件4

沧州交通学院各级各类发文字号

一、董事会发文字号

以沧州交通学院董事会名义发文,发文字号为:校董字〔×(年度)〕×号

二、校级发文字号

1.以沧州交通学院名义发文,依据发文内容和业务主管单位,发文字号为:

校发〔×(年度)〕×号

校字〔×(年度)〕×号

校办字〔×(年度)〕×号 学校办公室

校档字〔×(年度)〕×号 档案馆

校教字〔×(年度)〕×号 教务处

校学字〔×(年度)〕×号 学生处

校学纪字〔×(年度)〕×号 学生处

校科字〔×(年度)〕×号 科学研究处

校人字〔×(年度)〕×号 人事处

校干字〔×(年度)〕×号 人事处

校财字〔×(年度)〕×号 计财处

校招字〔×(年度)〕×号 招生就业处

校就字〔×(年度)〕×号 招生就业处

校发规字〔×(年度)〕×号 发展规划处

校外字〔×(年度)〕×号 对外交流合作处

校资字〔×(年度)〕×号 资产设备管理处

校安字〔×(年度)〕×号 安全保卫处

校教督字〔×(年度)〕×号 教学督导办公室

校教控字〔×(年度)〕×号 教育教学质量控制中心

校宣字〔×(年度)〕×号 宣传统战部(新闻中心)

校纪字〔×(年度)〕×号 纪检监察办公室

校图字〔×(年度)〕×号 图书馆

校网信字〔×(年度)〕×号 网络信息技术中心

校实字〔×(年度)〕×号 实验实训管理中心

2.以中共沧州交通学院委员会名义发文,依据发文内容和业务主管单位,发文字号为:

校党发〔×(年度)〕×号

党字〔×(年度)〕×号

党群字〔×(年度)〕×号 党群工作部

党组字〔×(年度)〕×号 组织部

党宣字〔×(年度)〕×号 宣传统战部(新闻中心)

党纪字〔×(年度)〕×号 纪检监察办公室

3.以沧州交通学院工会委员会名义发文,发文字号为:

校工字〔×(年度)〕×号 校工会

4.以共青团沧州交通学院委员会发文,发文字号为:

校团字〔×(年度)〕×号 校团委

5.会议纪要发文字号为:

校务会〔×(年度)〕×号

党委会〔×(年度)〕×号

党政联席会〔×(年度)〕×号

校长办公会〔×(年度)〕×号

三、各二级单位发文字号

各二级单位发文,依据发文单位,分别为:

1.教学单位

经管通〔×(年度)〕×号 经济管理学院

计算机通〔×(年度)〕×号 计算机与信息技术学院

轨道通〔×(年度)〕×号 轨道交通学院

电子通〔×(年度)〕×号 电子与电气工程学院

土建通〔×(年度)〕×号 土木建筑工程学院

机械通〔×(年度)〕×号 机械与动力工程学院

艺术通〔×(年度)〕×号 艺术学院

外语通〔×(年度)〕×号 外国语学院

化工通〔×(年度)〕×号 化学与制药工程学院

通教通〔×(年度)〕×号 通识教育学院

2.党政单位

档通〔×(年度)〕×号 档案馆

教通〔×(年度)〕×号 教务处

学通〔×(年度)〕×号 学生处

科通〔×(年度)〕×号 科学研究处

人通〔×(年度)〕×号 人事处

财通〔×(年度)〕×号 计财处

招通〔×(年度)〕×号 招生就业处

就通〔×(年度)〕×号 招生就业处

发通〔×(年度)〕×号 发展规划处

外通〔×(年度)〕×号 对外交流合作处

资通〔×(年度)〕×号 资产设备管理处

安通〔×(年度)〕×号 安全保卫处

教督通〔×(年度)〕×号 教学督导办公室

教控通〔×(年度)〕×号 教育教学质量控制中心

党群通〔×(年度)〕×号 党群工作部

组通〔×(年度)〕×号 组织部

宣通〔×(年度)〕×号 宣传统战部(新闻中心)

纪通〔×(年度)〕×号 纪检监察办公室

3.教辅单位

图通〔×(年度)〕×号 图书馆

网信通〔×(年度)〕×号 网络信息技术中心

实通〔×(年度)〕×号 实验实训管理中心

4.附设实体机构

黄骅海滨培训中心、黄骅海滨后勤服务有限公司根据自身工作情况,自行制定公文文号。

附件5

沧州交通学院收文处理单

校收年份第XX号

来文日期

来文编号

来文机关




标题


校领导批示:

传阅签名

月 日

月 日

月 日

月 日

月 日

月 日

月 日

月 日

办公室意见


承办单位


接收人

月 日

联系电话


反馈时限


反馈人

月 日

联系电话


落实情况

(如有复文,将复文复印件附于本处理单后)

请承办单位在反馈时限内到收文单位反馈具体落实情况 联系电话:8887105/8887326

16EF2

 


 


 


 


 


 


 


13F69

 


 


 


 


送:校领导、校内各单位

沧州交通学院学校办公室 2021年10月7日印发

此文件以电子版形式公布

Copyright©2024  沧州交通学院 | 学校办公室  地址:河北省黄骅市学院路2009号  邮编:061199   电话:+86-0317-8887105